Arhivă electronică
Documente în ordine, accesibile oriunde, oricând
Beneficii
Arhiva electronică permite stocarea electronică securizată a tuturor documentelor instituției, organizate la fel ca într-o arhivă fizică, în dosare de lucru/directoare cu acces diferențiat la fișierele conținute, pe baza drepturilor prestabilite.
Avantaje incluse
Funcționalițăți avansate de Arhivă Electronică și lucru cu fișiere precum: metadate specifice fiecarui tip de fișier încărcat, versionări automate, notificări la modificarea oricărui fișier, nomenclator arhivistic, acces la fișiere de oriunde etc.
Organizare mai ușoară
Fiecare înregistrare din Registratură are asociat dosare proprii pentru fiecare temă de lucru necesare soluționării documentului înregistrat, în care se vor regăsi organizat toate fișierele electronice din fluxul de lucru.
Timp câștigat
Organizarea dosarelor și fișierelor din arhivă în structură arborescentă; căutarea rapidă a fișierelor după metadate specifice, după index de arhivare sau după conținut; gruparea fișierelor tale în necitite, recente, personale, favorite etc
Lucru în echipă
Utilizatorii dintr-un flux de lucru vor putea lucra un fișier simultan sau consecutiv prin blocare acestuia la încărcări de noi versiuni, vor putea decide cine are permisiunea de a vizualiza sau încarca doar cu acord fișiere în dosarele lor etc.
Informații protejate
Fișierele din dosarul/dosarele de lucru a unei înregistrări de Registratură sunt accesate în funcție de permisiunile de vizualizare sau modificare fișiere existe, adăugare de fișiere noi sau versiuni noi pentru fișiere existente deja.
Istoric vizibil
Raport martor pentru fiecare fișier aflat în arhivă, din dosarele de lucru atașate unei înregistrări de registratură, stadii de lucru, comentarii, când și cine a intervenit pe fișiere; totul mai simplu procesului decizional, semnătură finală.
Pentru tine
Asistență utilizare
Tutoriale video
Manual de utilizare
Modul 3 – Arhiva electronică: Funcționalități
Arhiva electronică permite stocarea electronică securizată a oricărui document în format fișier electronic, organizat la fel ca într-o arhivă fizică, în dosare de lucru/directoare cu acces diferențiat la fișiere unei înregistrări de registratură pe baza de permisiuni.
Platforma dispune de un sistem de metadate care se vor asocia fișierelor, customizabil din cadrul interfeței web, necesar activităților de căutare ulterioară.
Sistemul poate genera automat pentru fiecare înregistrare nouă din Registratură, la momentul înregistrării sau ulterior, un dosar de lucru distinct, conexat la respectiva înregistrare și localizat în modulul Arhivă.
Acest lucru permite tuturor utilizatorilor cu drepturi în fluxul de lucru al respectivei înregistrări să încarce / descarce fișiere, respectiv sa le vizualizeze, să le versioneze prin editare simultană sau succesivă prin blocare la editare / versionare, să le semneze electronic etc.
Siguranță garantată 100%
Garantăm siguranța și accesibilitatea la înregistrările din aplicație 100%. La fel și: viteza de acces, serviciile de backup și de disaster recovery;
Arhiva electronică este stocată pe serverele administrate de către inginerii CTCE sau, la alegere, fără costuri suplimentare, poate fi găzduită în centrele de date Microsoft (gestionate și administrate direct de către specialiștii Microsoft).
