Module principale
În cadrul aplicației, sunt integrate nativ trei Module REGIS-online principale:
Registratura
Module REGIS-online: Înregistrări ordonate, fără bătai de cap
Modulul 1 – Registratura permite înregistrarea într-un Registru Unic a tuturor documentelor care circulă într-o instituție, respectiv a tuturor intrărilor și ieșirilor de registratură.
FUNCȚIONALITĂȚI
înregistrarea cererilor pe tipuri: intrare, ieşire, interne, externe;
editarea, actualizarea și conexarea înregistrărilor;
rapoarte de analiză predefinite sau la cerere;
alocare de numere unice suplimentare din registre secundare;
dashbord-uri de vizualizare intuitivă, pe culori distincte;
mesagerie internă între utilizatori şi notificări automate.
Fluxuri de lucru
Module REGIS-online: Activități mai bine organizate, rezolvate în echipă
Modulul 2 – Fluxuri de lucru permite atribuirea sarcinilor și documentelor către fiecare persoană din cadrul instituției, într-o manieră dinamică sau predefinită/automată.
FUNCȚIONALITĂȚI
atribuirea sarcinilor și documentelor către persoanele responsabile;
acordarea de drepturi de acces (public sau privat) la un document;
crearea de grupuri de lucru, care pot comunica prin mesagerie internă;
fiecare utilizator are inbox-ul personal, în care va găsi, în timp real, toate documentele lui;
trimiterea automată de notificări;
urmărirea vizuală a documentelor pe diferite stadii de lucru sau termene limită.
Arhiva electronică
Module REGIS-online: Documente în ordine, accesibile oriunde, oricând
Modulul 3 – Arhiva electronică permite stocarea electronică securizată a tuturor documentelor instituției, organizate la fel ca într-o arhivă fizică, în dosare de lucru/directoare cu acces diferențiat, pe baza drepturilor prestabilite.
FUNCȚIONALITĂȚI
organizarea și stocarea documentelor în dosare electronice de lucru;
scanarea automatizată a documentelor (utilizând coduri de bare unice fiecărei înregistrări);
documentele pot fi accesate și citite oriunde și oricând, inclusiv de către colegii situați în puncte de lucru diferite;
raport “martor” care arată parcursul documentelor într-o instituție;
căutare și găsire rapidă a documentelor mai vechi;
siguranța și accesibilitatea la înregistrările din arhivă este garantată 100%.
Module suport
Alături de cele trei module principale, REGIS-online asigură și trei module-suport:
Digitalizarea formularelor, un pas înainte
În cadrul acestui modul-suport, instituția publică are posibilitatea de a expune diferite formulare online (Ex: petiții online, sugestii, comenzi etc. ), urmărind soluționarea acestora centralizat, prin intermediul registraturii și a fluxurilor interne de lucru, gestionate integrat de către celelalte module ale aplicației REGIS-online.
FUNCȚIONALITĂȚI
completarea și trimiterea formularelor online de către un expeditor, eventual semnate electronic;
odată trimis formularul, sistemul va genera automat o înregistrare nouă în modulul Registratură;
se crează automat un dosar de lucru pentru respectiva înregistrare, cu toate documentele trimise de către expeditor;
înregistrarea este alocată automat către un anumit utilizator intern, responsabil pentru soluționare.
Timpul dedicat scanării, redus semnificativ
Acest modul-suport permite automatizarea scanării și distribuției documentelor (utilizând coduri de bare unice fiecărei înregistrări), care aduce economii majore de timp utilizatorului registrator (nu se mai scanează pagină cu pagină întreg documentul, ci se scanează doar un cod de bare).
FUNCȚIONALITĂȚI
automatizarea scanării și distribuției documentelor scanate prin generarea de coduri de bare (pe baza unui număr unic de registratură);
imprimarea codurilor de bare pe imprimante dedicate;
atașarea codurilor de bare pe prima pagina a documentului sau documentelor hârtie din dosarul corespondent unui număr de registratură;
prin scanarea ulterioară a documentelor hârtie, aplicația va recunoaște automat codurile de bare lipite pe hârtie;
utilizatorul salvează timp prețios necesar scanării și salvării manuale a fiecărui document în dosarul de lucru.
Integrarea funcțională cu alte aplicații
Acest modul-suport urmează să fie dezvoltat în acord cu specificațiile funcționale detaliate, rezultate în urma unui proces de analiză a aplicațiilor deja existente în instituție, cu care va trebui integrată Registratura.
FUNCȚIONALITĂȚI
fiecare document înregistrat în modulul Registratură va genera o sarcină care poate fi transferată, prin modulul de compatibilitate, în sistemul de task al instituției;
toate funcționalitățile din cadrul modulelor REGIS-online, care s-ar suprapune, parțial sau total, cu funcționalități deja existente în alte aplicații, precum Task / Management, vor fi dezactivate.
