Fluxuri de lucru
Activități mai bine organizate, rezolvate în echipă
Beneficii
Fluxurile de lucru permit atribuirea sarcinilor și documentelor către fiecare persoană din cadrul instituției într-o manieră dinamică sau predefinită/automată.
Avantaje incluse
Toate avantajele Modulului 1-Registratură sunt incluse și în Modulul 2-Fluxuri de lucru, acesta din urmă având un set suplimentar de funcționalități.
Evidența clară a sarcinilor
Documentele înregistrate în Registratură sunt trimise către persoanele responsabile; se alocă și un termen intern pentru soluționare.
Acces rapid la informații
Fiecare utilizator vede exact (în secțiunea “Activitățile mele”) documentele pe care le are de rezolvat, precum și termenele limită aferente.
Colaborare mai eficientă
Se pot crea grupuri de lucru cu cei implicați în rezolvarea unei cereri; aceștia văd parcursul documentului și mesajele/notițele fiecărui coleg.
Notificări ajutătoare
Se trimit automat notificări către persoanele din grupul de lucru; ei sunt notificați și dacă se apropie expirarea termenului legal de soluționare.
Drepturi de acces
Aplicația permite acordarea drepturilor de acces (public sau privat) la un document, în funcție de rolurile și responsabilitățile din organzație.
Pentru tine
Asistență
Tutoriale video
Manual de utilizare
Modul 2 – Fluxuri de lucru: Funcționalități
Fluxuri de lucru integrează toate funcționalitățile Registratură, oferind în plus posibilitatea administrării ușoare a fluxurilor de lucru, creării de grupuri de lucru și conlucrării pentru soluționarea cererilor în termenul legal, direct din interfața aplicației.
Astfel, utilizatorii vor salva timp prin utilizarea unei singure aplicații care le va oferi în mod centralizat toate informațiile necesare deciziei de lucru și finalizării cu succes și la timp a documentelor înregistrate în Registratură.
Funcționalitățile specifice acestui modul sunt:
- atribuirea și monitorizarea sarcinilor și documentelor către fiecare persoană din cadrul instituției într-o maniera dinamică;
- pentru fiecare flux de lucru dinamic vor putea fi setate variabile precum: responsabili, termene interne intermediare de procesare, remindere etc.
- acordarea de drepturi de acces (public sau privat) la un document, în funcție de rolurile și responsabilitățile din organzație;
- crearea de grupuri de lucru cu persoanele implicate în rezolvarea unei cereri; fiecare utilizator poate vedea cine a procesat documentul până când a ajuns la el, precum și mesajele/notițele adăugate de colegii lui;
- acest modul dispune de o secțiune privată „Activitățile mele“, dedicată fiecărui utilizator, care funcționează pe principiul eMail inbox. Fiecare utilizaror va avea inbox-ul personal, în care va regăsi, în timp real, toate înregistrările din Registratură, respectiv documentele aflate în lucru la acesta. Pe măsura rezolvării lor, taskurile/activitățile vor dispărea din această secțiune;
- trimiterea automată de notificări: notificări privind alocarea unui document în lucru pe flux, depăşirea unor termene etc.;
- aplicația permite urmărirea vizuală a documentelor pe diferite stadii de lucru sau termene limită, utilizând culori specifice.
