Module suport
Alături de cele trei module principale, REGIS-online asigură și o serie de module-suport:
Digitalizarea formularelor, un pas înainte
În cadrul acestui modul-suport, instituția publică are posibilitatea de a expune diferite formulare online (Ex: petiții online, sugestii, comenzi etc. ), urmărind soluționarea acestora centralizat, prin intermediul registraturii și a fluxurilor interne de lucru, gestionate integrat de către celelalte module ale aplicației REGIS-online.
FORMULARE ONLINE – FUNCȚIONALITĂȚI
completarea și trimiterea formularelor online de către un expeditor, eventual semnate electronic;
odată trimis formularul, sistemul va genera automat o înregistrare nouă în modulul Registratură;
se crează automat un dosar de lucru pentru respectiva înregistrare, cu toate documentele trimise de către expeditor;
înregistrarea este alocată automat către un anumit utilizator intern, responsabil pentru soluționare.
Timpul dedicat scanării, redus semnificativ
Acest modul-suport permite automatizarea scanării și distribuției documentelor (utilizând coduri de bare unice fiecărei înregistrări), care aduce economii majore de timp utilizatorului registrator (nu se mai scanează pagină cu pagină întreg documentul, ci se scanează doar un cod de bare).
COD DE BARE – FUNCȚIONALITĂȚI
automatizarea scanării și distribuției documentelor scanate prin generarea de coduri de bare (pe baza unui număr unic de registratură);
imprimarea codurilor de bare pe imprimante dedicate;
atașarea codurilor de bare pe prima pagina a documentului sau documentelor hârtie din dosarul corespondent unui număr de registratură;
prin scanarea ulterioară a documentelor hârtie, aplicația va recunoaște automat codurile de bare lipite pe hârtie;
utilizatorul salvează timp prețios necesar scanării și salvării manuale a fiecărui document în dosarul de lucru.
Integrarea funcțională cu alte aplicații
Acest modul-suport urmează să fie dezvoltat în acord cu specificațiile funcționale detaliate, rezultate în urma unui proces de analiză a aplicațiilor deja existente în instituție, cu care va trebui integrată Registratura.
COMPATIBILITATE – FUNCȚIONALITĂȚI
fiecare document înregistrat în modulul Registratură va genera o sarcină care poate fi transferată, prin modulul de compatibilitate, în sistemul de task al instituției;
toate funcționalitățile din cadrul modulelor REGIS-online, care s-ar suprapune, parțial sau total, cu funcționalități deja existente în alte aplicații, precum Task / Management, vor fi dezactivate.
